Der elektronische Akt (ELAK)

Das Projekt "Elektronischer Akt" (ELAK) ist Teil des Gesamtprojektes E-Government, mit dem Ziel eine Verbesserung der Serviceleistungen in der Bundesverwaltung zu erwirken. Die flächendeckende Einführung des elektronischen Aktes hat dazu geführt, dass in allen Zentralstellen der Bundesministerien der elektronische Akt den Papierakt ersetzt. Der ELAK ermöglicht die vollständig automatisierte Abwicklung von Geschäftsprozessen und eine nahtlose Verwaltungskooperation zwischen den Behörden. Zur Durchführung wurde im Juli 2001 das Projekt "ELAK im Bund" ins Leben gerufen.

Das Projekt beinhaltete

  • die Vorbereitungsarbeiten zur ELAK-Einführung,
  • eine Ausschreibung des elektronischen Aktes,
  • die Evaluierung des Betreibermodells und
  • die Ausarbeitung eines Organisationshandbuches, welches Benutzende an die Arbeit mit dem ELAK heranführen soll.

Im Februar 2002 wurde eine bundesweite Ausschreibung für ein einheitliches ELAK-System durchgeführt. Im November 2002 wurde mit der Umsetzung in den Bundesministerien begonnen. Der endgültige Rollout erfolgte 2004.

Ziele des ELAK

  • Der ELAK im Bund löst den Papierakt als Original ab.
  • Der Einsichts- und Schriftverkehr zwischen den Ressorts findet weitgehend auf elektronischem Weg statt. Dadurch verkürzen sich die Laufzeiten der Verwaltungsprozesse stark.
  • Eine eventuelle Ausweitung auf nachgeordnete Dienststellen ist konzeptionell möglich, aber nicht Gegenstand des Projektes "ELAK im Bund".

Nutzen für Bürgerinnen und Bürger

  • Eingebrachte Anliegen können rascher erledigt werden, da sich durch den ELAK die internen Wege verkürzen.
  • Auskünfte können schneller erteilt werden, da der ELAK einen rascheren Zugriff auf Akten und eine effizientere Recherche erlaubt.
  • Schriftstücke können Bürgern elektronisch übermittelt werden.
  • Unabhängigkeit von Zeit und Ort beim Zugriff auf Geschäftsfälle und Dokumente.
  • Reduzierung von Arbeitsschritten durch Automatisierung (z.B. automatische Versionserstellung).
  • Nachvollziehbarkeit und Dokumentation.
  • Vereinfachte Bearbeitung und Übermittlung von Akten an die befassten Dienststellen.
  • Schutz vor unbefugtem Zugriff.